Home > 広報 > 広報アーカイブ > こわ・おもしろ玉手箱 > こわ・おもしろ玉手箱 第15話:「名簿は作れるか」

こわ・おもしろ玉手箱 第15話:「名簿は作れるか」

第15話: 「名簿は作れるか」

 もうじき年度末。皆さんの中で、地域の役員、PTA、子供会の役員などさまざまな役割を担われる方も多いと思います。今回は、そんな方が最初に直面する個人情報に関しての話です。

 地域の役員になってまず行わなければならないことに、名簿作りがあります。個人情報保護法が平成十七年四月に全面施行されてから、「名簿を作って配布しても、個人情報保護法に違反しないの?」という素朴な疑問があり、「よく解(わか)らないから作るのをあきらめた」なんていう事態も起こっていると聞いています。私も、地域、PTAの連絡網などに関係する機会があり、考えさせられました。

  ガイドラインによると、五千件以上のデータがなければ、個人情報保護法の対象にならないので大丈夫とは思いながらも、法律の対象にならないからといって個人情報を守らなくてもよいとは思えないからです。実際、個人情報保護法以外の法律や民事の対象になることもあり得ますので注意が必要です。

  では、名簿を作って配布するためには何に気を付ければよいのでしょうか。それは「名簿の配布や作成にあたって、あらかじめ本人の同意を得る」ことです。

 同意を得る内容は(1)何に使うのか。緊急連絡網を作成するなど具体的な利用目的を明確にしなくてはなりません。(2)何を公開するのか。氏名、住所だけか、電話番号も含めるのか。(3)どのように配布するのか。関係者に配布など。(4)本人の要求により名簿から削除できることー以上の4つの点です。

 

 
同意を得たなら、名簿を配布する場合に目的以外に使用しないことを説明し、「取扱注意」マークなんかをつければさらに良いと思われます。また、メールアドレスも名前がアドレスに使われていたりすると個人が特定できてしまい、個人情報とみなされることがあるので注意しましょう。

 
名簿などの個人情報は地域の活動に必要なものです。少し面倒ですが、手順を踏んで自信をもって利用しましょう。

               (太田秀昭=ソフトピアジャパン・人材育成室長)
平成18年2月27日 中日新聞「しんぶん@ネット」掲載

(注:作者の役職は当時のものです)

戻る