公益財団法人ソフトピアジャパンの「デジタル化」推進計画（vol.2）

私が担当している（財団が支援している）企業のデータベース化について、今年度中には試作開発・試行運用していきたいと考えています。
また、DX導入に向けて、職員を対象に業務のデジタル化についてのアンケートも取りました。
ポジティブ・ネガティブ両面から、職員の皆様から忌憚のない意見を頂いています。

デジタル技術の導入は、実際の企業支援においても、ひとつひとつの業務において「なぜそれが必要なのか」「データをどのように使って効果を挙げるのか」ということを突き詰めることが重要で、それは正直、地味で辛い作業になります。

試作開発の仕様作成でももちろん考えましたが、この工程に終わりはなく、今後も更に具体性を増して検討するという意味では、困難はこれからだと感じています。
また、ソフトウェアの導入も同様のハードルです。
しかし、DX導入の仕事としては、一番おもしろい部分だとも思っているので、引き続き頑張っていきたいです。

短期的な視点としては、これまでバラバラだったデータをつなぐことによって、財団内での業務の属人性を無くし、財団職員のケイパビリティを上げるとともに、全体の業務効率化を進めます。
長期的には、AIや新しいデジタル技術も活用しながら、県内事業者に参考にしてもらえるような活動を進められたらと考えています。

これまで
・WEB会議システムの拡充や、打ち合わせ時のペーパーレス化促進のための大型モニタ、デジタルホワイトボードの導入
・ペーパーレス化に伴うPDFファイル取り扱い効率化のための、PDF編集ソフトの導入
・各職員の作業効率向上のためのモニタ導入
を実施しました。
打ち合わせ前の資料印刷が不要になった、情報の共有や変更が即時に出来るようになった、業務がやりやすくなった等の意見も聞こえており、効果が上がっているのではないかと思います。

通常業務との並行がなかなか難しいと感じます。なるべく早く環境を整えたいのですが、機器選定や準備等の時間がなかなかとれず、もどかしく思っています。まずは少しずつでも着実に進めるようにしています。

内部の環境を整え、業務に関するちょっとした負担を無くし、ムダを削減、業務効率を上げる。
言葉にするとよく聞くような内容ですが、「前よりは楽になった・やりやすくなった」を積み重ね、少しでも業務の無駄を無くすことができれば、内外問わずソフトピアジャパンに関わる皆様へ、よりスピード感のある対応や連携ができるようになればと思っています。

内部のネットワーク環境の整備や、ワークフローシステム活用促進のための整備等々、細かい部分も含め職員の皆さんの意見を聞きながら進めていこうと思っています。

「デジタル化に向けた業務の洗い出しと規程の整備」というテーマを与えられましたが、大きなテーマでどこから取り組んで良いか分からなかったため、上司のアドバイスを受け今まで紙と押印だった決裁のデジタル化をしてみることからはじめることにしました。
まずはすでに財団内にあるシステムの回覧機能等を使用し実現できないか検討しましたが、使い勝手が悪く感じたため申請・承認業務に最適化したワークフローシステムを導入することとしました。

ワークフローシステムの検討にあたっては、何社か話を聞いたりトライアルを実施し、最終的に使い勝手や将来的な拡張性等を考慮し１つのシステムに決めました。
現在のシステムとのデータ連携等考えることはまだまだありますが、まずはスモールスタートで単純な決裁業務について財団内でワークフローシステムを活用していただこうと考えています。
まだまだこれからです。

ワークフローとは何か、今財団内にはどんなシステムや業務があるのか、そういった初歩の初歩から始めたので、ゴールに向けてどう進めていくかが一番の課題でした。
経験も知識もなかったので何名かに声をかけ、ワークフロー導入のためのチームを作ってご意見やアドバイスをいただきながら進めました。正解が分からない中、相談できる存在がとても有難かったです。

またデジタル化プロジェクトメンバーも親身に相談に乗ってくれたり、室長にはスケジュール管理について、システム担当にはシステム的な導入可否について等、都度詳しそうな人に聞いてみました。
一人で考えていても時間ばかりが過ぎるので、いろいろな人に相談してよかったと思います。

あとは、今までいろいろ考えて作られてきたルールやシステムがある中で、自分がやろうとしていることが最善なのか、自分の選択に自信が持てず常に不安がありました。

でも、もう決めたのだから、今はどうしたら財団内に展開できるか、どうしたらもっと皆の仕事がラクになるか、そういうことを考え抜くことのほうが大切だなと思っています。
前を向いて、皆さんのご意見を真摯に受け止めながら、前に進んでいきたいなと思います。

ペーパーレスの実現だけでなく、BCP対策という視点で、今後何が起こっても事業継続できるような基盤を今回のデジタル化で築ければ良いなと思います。
変化の激しい時代ですので、システム導入を通して今の仕事のやり方を見直すとともに、様々な働き方に対応できる基盤を創れたら良いなと思います。
また外部からの申請手続きの簡素化、問い合わせへの迅速な対応、デジタル時代に即したサービス展開等、財団のサービスをご利用いただく皆様にとって利便性の向上に繋げていければと思います。

まずはワークフローシステムを着実に展開したいです。皆さんの反応を見ながら改善しつつ、使用できる書類や業務も少しずつ増やしていきたいです。
また紙運用時代のルールの見直しや、システムに仕事の仕方を合わせるために業務のやり方の見直しをしていきたいです。
そしてワークフローシステムを単独で導入するだけではあまりメリットを感じられない部分もあるので、データ連携や自動集計等も見越して、システム間の連携や統合を行いたいです。